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清華學院  國立清華大學

差旅費核銷事項

學生差旅費核銷事項(*事前填寫制,未能於出發前填寫者不予補助)

Step 1

出發 至少3個工作天提供  給助理,確認以下項目:(填妥企劃書後,寄給助理)

  1. 出差事由(需敘明為何種「教育/學習目的」相關之活動)
  2. 出差日期天數、地點(含地址佳)
  3. 出差人數
  4. 交通方式(或住宿地點)與費用
  5. 負責請領人(代墊人,一位負責代表請款)

註:交通票根住宿費單據必須為一人一張。(例:4人房1600元,需與商家協調開立 400元收據 共4張)
註:若住宿費收據上面所蓋之印章若無統一編號,須請店家簽上負責人姓名身分證字號,並補上 4% 印花稅(貼於收據空白處)

註:若為共同租賃搭乘 小巴、遊覽車,請提供「估價單」以及「發票」,免簽 Step 2 之單據。

註:請見〈發票收據注意事項〉,若不確認店家之收據/發票可否核銷,請於訂購前提供樣本向助理確認。
註:負責請領人須於校務資訊系統「登錄銀行帳戶」(校務資訊系統-所得相關查詢-「薪資銀行帳戶登錄」),之後錢會統一匯入代表請領人的戶頭,再由該位請領人將款項發給各實際支付人。
註:去程出發地、回程抵達地必須為「新竹」;不可計程車費、汽油費。
註:出校外之活動務必自行投保保險,未投保者不予通過申請。(若為「書院課程」活動,可下載下方保險費準備資料,備妥核銷資料後進行核銷申請;服務學習課程已統一由課外組投保)
  保單範本示意保險費可核銷之目的與身分

 

Step 2

出發前與助理約好時間領取「出差申請書」及「支出憑證黏存單」。

註:此表格為事前填寫制未能於出發前填寫者不予補助

 

Step 3

整理好所有單據,若有收據、發票,請於其上空白處寫上負責請領人的「姓名+學號」。

註:收據或發票上的品項須為實際品名,若看不出項目且未附明細,則需手寫上各品項。

 

Step 4

於活動企劃書補上 活動照片及照片說明活動心得等資料後,將 電子檔(Word(.docx))寄給助理。

 

Step 5

活動後 1週內,攜帶所有單據(各票根、收據、發票等)至書院辦公室找助理核銷

註:年底活動請儘量辦理於12/20以前,之後之活動不保證可核銷
註:以當月收據發票需當月核銷完畢為原則
註:09/23~09/30之發票收據,10/01前 繳交齊資料(收據/發票、結案資料可後補)。
【特殊核銷時間】
註:10/01~11/20之發票收據,依規定時間 繳交齊資料(收據/發票、結案資料可後補)[不收09/30及以前之收據]。
註:11/20~11/26之發票收據,隔一工作日 繳交齊資料(收據/發票、結案資料可後補)。
註:11/27~11/30之發票收據,隔一工作日 繳交齊資料(收據/發票、結案資料可後補)[不收11/26及以前之收據]。
註:12/01~12/20之發票收據,隔一工作日 繳交齊資料(收據/發票、結案資料可後補)[不收11/30及以前之收據]。
註:12/21起依主計室公告,請於採買前、活動前,先與助理討論確認。

 

 

 

 

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