書院材料費核銷流程與注意事項

⚠️ 重要提醒

• 請務必於「採買前」先與書院辦公室確認可否核銷。

• 未事先確認者，如品項不符規範，將需自行吸收費用。

Step 1 採買前確認

• 將採買清單交給助理確認是否可核銷。

• 活動核銷目的需與「教育、學習」相關。

不可核銷項目

• 即食食品、飲品/飲料、酒精類、早餐、宵夜

• 空間擺飾、家具廚具、佈置用品

• 包裝（塑膠袋、紙袋、包裝盒等）

• 計程車費、停車費、過路費、運費

• 禮品/禮券、獎品/獎金

• 校內場地費

• 免洗餐具、清潔用品

• 報章雜誌、書籍類

• 其他與教育/學習無關之品項

半額補助原則

• 使用後不可交回的品項，僅補助 50%。

  • 例1：食材 500 元 → 只補助 250 元

  • 例2：手作材料 1200 元 → 只補助 600 元

食材核銷

• 僅限跨用餐時間（午餐 11:30–14:00／晚餐 17:30–20:00）之教育活動。

• 補助上限：120 元/人，核銷半額 60 元/人。

• 需附簽到表與活動照片。

其他限制

• 有販售行為的活動不可核銷。

• 校外活動需自行投保保險，否則不予通過。(保險範本示意、保險費可核銷之目的與身分)

• 服務學習課程統一由課外組投保。

Step 2 購買與發票規範

• 請商家開立：

  • 統編：46804804

  • 抬頭：國立清華大學

• 發票/收據須有清大統編，否則不予核銷。

• 購買日期需與活動日期相差不超過 2 週。

特殊規範

• 食材費用需單獨開發票。(例：同一商家同一時間購買了 烘焙紙 及 可可粉，請分開結帳，一張可可粉發票、一張烘焙紙發票。)

• 影印費用需單獨開發票。(例：同一商家同一時間影印+購買文具，請分開結帳，一張影印發票、一張文具發票。)

• 抬頭不得加上書院名稱。

Step 3 單據整理

• 在發票正面空白處手寫：

  • 負責請領人姓名＋學號

  • 品項名稱（若僅顯示代碼/批號，需補寫詳細品名、單價、數量）

• 負責請領人需於校務資訊系統「登錄銀行帳戶」，款項統一匯入該帳戶後再轉交實際支付人。

Step 4 補交資料

• 活動後需補上：

  • 活動照片＋照片說明

  • 相關電子檔（如：海報、講義、簽到表、活動照片）

• 例：

  • 花錢印海報/講義 → 附海報/講義電子檔

  • 食材核銷 → 附簽到表與活動照片

Step 5 核銷繳交

• 活動後 1 週內，攜帶所有單據至書院辦公室找助理核銷。

• 發票原則：當月發票需當月完成核銷。

⏰特殊時程（年底核銷）

• 9/30 前：完成 9 月（含以前）發票核銷

• 9/23–9/30：隔一工作日繳交（結案資料可後補）

• 10/01–11/15：依規定時間繳交（不收 09/30 以前單據）

• 11/16–11/25：隔一工作日繳交

• 11/26–11/30：當天 15 點前繳交（不收 11/25 以前單據）

• 12/01–12/15：隔一工作日繳交（不收 11/30 以前單據）

• 12/16 起：依主計室公告，請於活動前先與助理確認