材料費核銷事項
*請務必於「採買前」將細項與各自書院諮詢助理確認,避免出現無法核銷之情況。若未事先確認採買的品項者,屆時因不符合核銷規範而無法核銷的品項,將請採買人自行吸收。
Step 1
採買前提供 給助理,確認各項材料是否為規定內可核銷。(*活動核銷目的需與教育、學習相關*)
註:無法核銷─即食食品、飲品/飲料、空間擺飾和家具廚具等、佈置物/佈置用品、包裝(塑膠袋、紙袋、包裝盒等)、計程車費、禮物/禮品/禮券、獎品/獎金、校內場地費、運費、免洗餐具、清潔用品、停車費/過路費、報章雜誌與書籍類等,以及其他任何與教育/學習無相關之品項。
註:耗材補助半額,意即使用後不可再交回書院管理重複借用的品項僅補助半額。例1. 食材採買500元,但因為會由參與者帶走(吃掉),因此補助半額250元,另一半由參與者自負。例2. 手作工作坊材料採買1200元,但因為成品會由參與者帶走,因此補助半額600元,另一半由參與者自負。
註:食材核銷僅限制有跨越用餐時間之活動(午餐:11:30~14:00/晚餐:17:30~20:00),並且務必需附上。(依簽到表及照片,且教育學習活動時間須為用餐時間方可補助。120元/人,因此書院補助至多半額60元/人)
註:不可報酒精類、飲品;早餐、宵夜不能核銷(因教育部規定)。
註:出校外之活動務必自行投保保險,未投保者不予通過申請。(若為「書院課程」活動,可下載頁面底部保險費準備資料,備妥核銷資料後進行核銷申請;服務學習課程已統一由課外組投保)。
保單範本示意、保險費可核銷之目的與身分
註:有販售行為之活動不可核銷,請自行評估成本。
註:耗材補助半額,意即使用後不可再交回書院管理重複借用的品項僅補助半額。例1. 食材採買500元,但因為會由參與者帶走(吃掉),因此補助半額250元,另一半由參與者自負。例2. 手作工作坊材料採買1200元,但因為成品會由參與者帶走,因此補助半額600元,另一半由參與者自負。
註:食材核銷僅限制有跨越用餐時間之活動(午餐:11:30~14:00/晚餐:17:30~20:00),並且務必需附上。(依簽到表及照片,且教育學習活動時間須為用餐時間方可補助。120元/人,因此書院補助至多半額60元/人)
註:不可報酒精類、飲品;早餐、宵夜不能核銷(因教育部規定)。
註:出校外之活動務必自行投保保險,未投保者不予通過申請。(若為「書院課程」活動,可下載頁面底部保險費準備資料,備妥核銷資料後進行核銷申請;服務學習課程已統一由課外組投保)。
保單範本示意、保險費可核銷之目的與身分
註:有販售行為之活動不可核銷,請自行評估成本。
Step 2
購買時請商家開立清大統編(統一編號:46804804/收據抬頭:國立清華大學),務必提供具有清大統編的收據或發票,若無則無法核銷請款。
購買日期請不要與活動日期相差 2週以上,活動後 2週內 須完成核銷報帳。(以當月發票當月完成核銷為基準)
註:請見〈發票收據注意事項〉。
註:抬頭請勿加上書院名稱,抬頭若非「國立清華大學」或「清華大學」皆不予核銷。
註:食材費用 請單獨一張發票,不可與其他材料品項混開一起。例:同一商家同一時間購買了 烘焙紙 及 可可粉,請分開結帳,一張可可粉發票、一張烘焙紙發票。
註:影印費用 請單獨一張發票,不可與其他文具、材料品項混開一起。例:同一商家同一時間影印+購買文具,請分開結帳,一張影印發票、一張文具發票。
註:抬頭請勿加上書院名稱,抬頭若非「國立清華大學」或「清華大學」皆不予核銷。
註:食材費用 請單獨一張發票,不可與其他材料品項混開一起。例:同一商家同一時間購買了 烘焙紙 及 可可粉,請分開結帳,一張可可粉發票、一張烘焙紙發票。
註:影印費用 請單獨一張發票,不可與其他文具、材料品項混開一起。例:同一商家同一時間影印+購買文具,請分開結帳,一張影印發票、一張文具發票。
Step 3
整理好單據並在收據、發票正面空白處以原子筆寫上負責請領人的「姓名+學號」,若發票上未寫清楚購買物品為何,也請在正面空白處補上。
註:收據或發票上的品項須為實際品名,若看不出項目且未附明細,則需手寫上各品項。例:發票上僅有貨號或代碼→手寫上各個品項是甚麼物品/材料;收據上僅寫文具一匹或裝飾物→手寫上是哪些文具及裝飾物,並有各別的數量及單價。
註:負責請領人須於校務資訊系統「登錄銀行帳戶」(校務資訊系統-所得相關查詢-「薪資銀行帳戶登錄」),之後錢會統一匯入代表請領人的戶頭,再由該位請領人將款項發給各實際支付人。
註:負責請領人須於校務資訊系統「登錄銀行帳戶」(校務資訊系統-所得相關查詢-「薪資銀行帳戶登錄」),之後錢會統一匯入代表請領人的戶頭,再由該位請領人將款項發給各實際支付人。
Step 4
將活動企劃書補上活動照片及照片說明、整理好所有資料,附上相關電子檔並寄給助理。
例:相關電子檔範例──花錢印製海報/講義→附上海報/講義電子檔。
例:相關資料如──食材核銷需有人數根據→附上簽到表。
例:相關資料如──食材核銷需有人數根據→附上簽到表。
Step 5
活動後 1週內 ,攜帶所有單據(各收據、發票及明細等)至書院辦公室找助理核銷。
註:年底活動請儘量辦理於12/20以前,之後之活動不保證可核銷。
註:以當月收據發票需當月核銷完畢為原則。
註:09/23~09/30之發票收據,10/01前 繳交齊資料(收據/發票、結案資料可後補)。
【特殊核銷時間】
註:10/01~11/20之發票收據,依規定時間 繳交齊資料(收據/發票、結案資料可後補)[不收09/30及以前之收據]。
註:11/20~11/26之發票收據,隔一工作日 繳交齊資料(收據/發票、結案資料可後補)。
註:11/27~11/30之發票收據,隔一工作日 繳交齊資料(收據/發票、結案資料可後補)[不收11/26及以前之收據]。
註:12/01~12/20之發票收據,隔一工作日 繳交齊資料(收據/發票、結案資料可後補)[不收11/30及以前之收據]。
註:12/21起依主計室公告,請於採買前、活動前,先與助理討論確認。
註:以當月收據發票需當月核銷完畢為原則。
註:09/23~09/30之發票收據,10/01前 繳交齊資料(收據/發票、結案資料可後補)。
【特殊核銷時間】
註:10/01~11/20之發票收據,依規定時間 繳交齊資料(收據/發票、結案資料可後補)[不收09/30及以前之收據]。
註:11/20~11/26之發票收據,隔一工作日 繳交齊資料(收據/發票、結案資料可後補)。
註:11/27~11/30之發票收據,隔一工作日 繳交齊資料(收據/發票、結案資料可後補)[不收11/26及以前之收據]。
註:12/01~12/20之發票收據,隔一工作日 繳交齊資料(收據/發票、結案資料可後補)[不收11/30及以前之收據]。
註:12/21起依主計室公告,請於採買前、活動前,先與助理討論確認。
- 活動企畫書(空白)_20240901更新.docx
此檔案格式具備所有核銷所需之資訊,請下載使用。
- 活動簽到表(空白).docx
活動跨用餐時間欲核銷食品需附參與人員簽到表。食材以補助半額為原則。
- 保險費核銷準備資料.docx
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