＊請務必於「採買前」將細項與書院辦公室確認，避免出現無法核銷之情況。若未事先確認採買的品項者，屆時因不符合核銷規範而無法核銷的品項，將請採買人自行吸收。

Step １

採買前提供  給助理，確認各項材料是否為規定內可核銷。（＊活動核銷目的需與教育、學習相關＊）

• 無法核銷─即食食品、飲品/飲料、空間擺飾和家具廚具等、佈置物/佈置用品、包裝（塑膠袋、紙袋、包裝盒等）、計程車費、禮物/禮品/禮券、獎品/獎金、校內場地費、運費、免洗餐具、清潔用品、停車費/過路費、報章雜誌與書籍類等，以及其他任何與教育/學習無相關之品項。
• 耗材補助半額，意即使用後不可再交回書院管理的品項僅補助半額。例1. 食材採買500元，但因為會由參與者帶走(吃掉)，因此補助半額250元，另一半由參與者自負。例2. 手作工作坊材料採買1200元，但因為成品會由參與者帶走，因此補助半額600元，另一半由參與者自負。
• 食材核銷僅限制有跨越用餐時間之活動（午餐：11:30~14:00／晚餐：17:30~20:00），並且務必需附上。（依簽到表及活動照片，且教育學習活動時間須為用餐時間方可補助。120元/人，因此書院補助至多半額60元/人）
• 不可報酒精類、飲品；早餐、宵夜不能核銷（因教育部規定）。
• 保險費準備資料，備妥核銷資料後進行核銷申請；服務學習課程已統一由課外組投保）。
  保單範本示意、保險費可核銷之目的與身分
• 有販售行為之活動不可核銷，請自行評估成本。
• 出校外之活動務必自行投保保險，未投保者不予通過申請。（若為「書院課程」活動，可下載頁面底部檔案備妥資料前來核銷）

Step ２

購買時請商家開立清大統編（統一編號：46804804／收據抬頭：國立清華大學），務必提供具有清大統編的收據或發票，若無則無法核銷請款。
購買日期請不要與活動日期相差 2週 以上。（以當月發票當月完成核銷為原則）

• 請見〈發票收據注意事項〉。
• 食材費用請單獨一張發票，不可與其他材料品項混開一起。例：同一商家同一時間購買了 烘焙紙 及 可可粉，請分開結帳，一張可可粉發票、一張烘焙紙發票。
• 影印費用請單獨一張發票，不可與其他文具、材料品項混開一起。例：同一商家同一時間影印+購買文具，請分開結帳，一張影印發票、一張文具發票。
• 抬頭請勿加上書院名稱，抬頭若非「國立清華大學」或「清華大學」皆不予核銷。

Step ３

整理好單據並在收據、發票正面空白處以原子筆寫上負責請領人的「姓名+學號」，若發票上未寫清楚購買物品為何，也請在正面空白處補上。

• 收據或發票上的品項須為實際品名，若看不出項目且未附明細，則需手寫上各品項。例：發票上僅有貨號或代碼→手寫上各個品項是甚麼物品/材料；收據上僅寫文具一匹→手寫上是哪些文具，並有各別的數量及單價。
• 負責請領人須於校務資訊系統「登錄銀行帳戶」（校務資訊系統-所得相關查詢-「薪資銀行帳戶登錄」），之後錢會統一匯入代表請領人的戶頭，再由該位請領人將款項發給各實際支付人。

Step ４

將活動企劃書補上活動照片及照片說明、整理好所有資料，附上相關電子檔並寄給助理。

Step ５

活動後 １週內 ，攜帶所有單據（各收據、發票及明細等）至書院辦公室找助理核銷。

• 年底活動請儘量辦理於12/15以前，之後之活動不保證可核銷。
• 以當月收據發票需當月核銷完畢為原則。
• 9月(含)以前之發票收據，9/30前需核銷完畢。
• 09/23~09/30之發票收據，隔一工作日 繳交齊資料(收據/發票、結案資料可後補)。

• 10/01~11/15之發票收據，依規定時間 繳交齊資料(收據/發票、結案資料可後補)。［不收09/30及以前之單據］
• 11/16~11/25之發票收據，隔一工作日 繳交齊資料(收據/發票、結案資料可後補)。
• 11/26~11/30之發票收據，當天15點前 繳交齊資料(收據/發票、結案資料可後補)。［不收11/25及以前之單據］
• 12/01~12/15之發票收據，隔一工作日 繳交齊資料(收據/發票、結案資料可後補)。［不收11/30及以前之單據］
• 12/16起依主計室公告，請於採買前、活動前，先與助理討論確認。