Step １

採買前提供  給助理，確認各項材料是否為規定內可核銷。（＊活動核銷目的需與教育、學習相關＊）

註：無法核銷─即食食品飲品、禮物、禮品、禮券、獎品、獎金、校內場地費、書籍、運費、免洗餐具、包裝（塑膠袋、紙袋、包裝盒等），以及任何與教育/學習無相關之品項。
註：食材補助需視活動規劃決定，補助區間50~100元(意即按人頭補助，補助額度至少50元/人，最高100元/人，請於繳交企畫書時向助理確認活動性質可申請額度。)（依簽到表及照片，且教育學習活動時間須為用餐時間方可補助）；不可報酒精類飲品；早餐、宵夜不能核銷（因教育部規定）。
註：食材核銷需附上。

Step ２

購買時請商家開立清大統編（統一編號：46804804／收據抬頭：國立清華大學），務必提供具有清大統編的收據或發票，若無則無法核銷請款。

註：請見〈發票收據注意事項〉。
註：抬頭請勿加上書院名稱，抬頭若非「國立清華大學」或「清華大學」皆不予核銷。
註：食材費用請單獨一張發票，不與其他材料、品項混開一起。例：同一商家同一時間購買了烘焙紙及可可粉，請分開結帳，一張可可粉發票、一張烘焙紙發票。

Step ３

整理好單據並在收據、發票正面空白處寫上負責請領人的「姓名+學號」，若發票上未寫清楚購買物品為何，也請在正面空白處補上。

註：收據或發票上的品項須為實際品名，若看不出項目且未附明細，則需手寫上各品項。例：發票上僅有貨號或代碼→手寫上各個品項是甚麼物品/材料；收據上僅寫文具一匹或裝飾物→手寫上是哪些文具及裝飾物，並有各別的數量及單價。
註：負責請領人須於校務資訊系統「登錄銀行帳戶」（校務資訊系統-所得相關查詢-「薪資銀行帳戶登錄」），之後錢會統一匯入代表請領人的戶頭，再由該位請領人將款項發給各實際支付人。

Step ４

將活動企劃書補上活動照片及照片說明、整理好所有資料，附上相關電子檔並寄給助理。

例：相關電子檔範例──花錢印製海報／講義→附上海報／講義電子檔。
例：相關資料如──食材核銷需有人數根據→附上簽到表。

Step ５

活動後2個月內前，攜帶所有單據（各收據、發票及明細等）至書院辦公室找助理核銷。