材料費核銷事項
Step 1
採買前提供 給助理,確認各項材料是否為規定內可核銷。(*活動核銷目的需與教育、學習相關*)
註:無法核銷─即食食品飲品、禮物、禮品、禮券、獎品、獎金、校內場地費、書籍、運費、免洗餐具、包裝(塑膠袋、紙袋、包裝盒等),以及任何與教育/學習無相關之品項。
註:食材補助需視活動規劃決定,補助區間50~100元(意即按人頭補助,補助額度至少50元/人,最高100元/人,請於繳交企畫書時向助理確認活動性質可申請額度。)(依簽到表及照片,且教育學習活動時間須為用餐時間方可補助);不可報酒精類飲品;早餐、宵夜不能核銷(因教育部規定)。
註:食材核銷需附上。
Step 2
購買時請商家開立清大統編(統一編號:46804804/收據抬頭:國立清華大學),務必提供具有清大統編的收據或發票,若無則無法核銷請款。
註:請見〈發票收據注意事項〉。
註:抬頭請勿加上書院名稱,抬頭若非「國立清華大學」或「清華大學」皆不予核銷。
註:食材費用請單獨一張發票,不與其他材料、品項混開一起。例:同一商家同一時間購買了烘焙紙及可可粉,請分開結帳,一張可可粉發票、一張烘焙紙發票。
Step 3
整理好單據並在收據、發票正面空白處寫上負責請領人的「姓名+學號」,若發票上未寫清楚購買物品為何,也請在正面空白處補上。
註:收據或發票上的品項須為實際品名,若看不出項目且未附明細,則需手寫上各品項。例:發票上僅有貨號或代碼→手寫上各個品項是甚麼物品/材料;收據上僅寫文具一匹或裝飾物→手寫上是哪些文具及裝飾物,並有各別的數量及單價。
註:負責請領人須於校務資訊系統「登錄銀行帳戶」(校務資訊系統-所得相關查詢-「薪資銀行帳戶登錄」),之後錢會統一匯入代表請領人的戶頭,再由該位請領人將款項發給各實際支付人。
Step 4
將活動企劃書補上活動照片及照片說明、整理好所有資料,附上相關電子檔並寄給助理。
例:相關電子檔範例──花錢印製海報/講義→附上海報/講義電子檔。
例:相關資料如──食材核銷需有人數根據→附上簽到表。
Step 5
活動後2個月內前,攜帶所有單據(各收據、發票及明細等)至書院辦公室找助理核銷。
活動簽到表(空白).docx
活動跨用餐時間欲核銷食品需附參與人員簽到表。食材補助半額,50元/人。活動企畫書(空白)_20230208更新.docx